Un contrat de maintenance, un abonnement logiciel, une location de matériel : chaque année, des PME découvrent trop tard qu'un contrat qu'elles voulaient arrêter est reparti pour un an. En cause, la tacite reconduction et un préavis passé inaperçu. Voici comment ce mécanisme fonctionne et comment s'en protéger.
Qu'est-ce que la tacite reconduction ?#
La plupart des contrats d'entreprise prévoient une clause de reconduction tacite : à l'arrivée du terme, le contrat repart pour une nouvelle période si personne ne s'y oppose. Autrement dit, ne rien faire revient à accepter le renouvellement.
Pour sortir du contrat, il faut en général notifier sa décision avant une date précise : c'est le préavis. Il est souvent de un à trois mois avant l'échéance, parfois six. Passé ce délai, le contrat repart, avec ses mensualités.
Que dit le droit ?#
Le code civil appelle tacite reconduction la poursuite de l'exécution d'un contrat après son terme ; elle produit les mêmes effets qu'un renouvellement (art. 1215), c'est-à-dire un nouveau contrat à durée indéterminée (art. 1214), sauf si le contrat prévoit autre chose. D'où l'importance de la clause : c'est elle qui fixe le plus souvent la durée de chaque nouvelle période, le délai de préavis et la forme de la notification.
Attention à une idée reçue : la loi Chatel, qui oblige le prestataire à rappeler au client sa faculté de ne pas reconduire, protège les consommateurs et certains non-professionnels. Entre entreprises, il n'existe pas d'obligation générale équivalente. C'est donc à l'entreprise de surveiller elle-même ses échéances.
Autre point de vigilance : entre professionnels, ne pas reconduire une relation commerciale établie peut engager votre responsabilité pour rupture brutale si le préavis est trop court au regard de l'ancienneté de la relation (art. L. 442-1, II du code de commerce), même quand le préavis prévu au contrat est respecté.
Pourquoi les PME se font piéger#
Le problème est rarement juridique, il est organisationnel :
- les contrats sont dispersés entre la comptabilité, les achats, la direction et les boîtes mail ;
- la date utile n'est pas l'échéance du contrat, mais la date limite du préavis, qu'il faut calculer ;
- la personne qui a signé a parfois changé de poste ou quitté l'entreprise ;
- personne n'est clairement responsable du suivi.
Résultat : un abonnement devenu inutile ou un prestataire jugé trop cher continue d'être payé pendant un an de plus.
Cinq bonnes pratiques pour ne plus rater un préavis#
- Recenser tous les contrats en un seul endroit, avec leur date de début, leur durée et leur clause de renouvellement.
- Calculer la date limite de préavis, et pas seulement la date d'échéance. C'est elle qui compte.
- Programmer une alerte suffisamment tôt avant cette date, pour avoir le temps de comparer, renégocier ou résilier.
- Désigner un responsable pour chaque contrat.
- Notifier dans les formes prévues par le contrat (lettre recommandée avec accusé de réception le plus souvent) et conserver la preuve de l'envoi.
La tacite reconduction, aussi un levier de négociation#
Une échéance bien anticipée n'est pas seulement un risque évité. C'est aussi le meilleur moment pour renégocier un prix, revoir un niveau de service ou mettre des prestataires en concurrence. Encore faut-il le savoir à temps.
Comment Échéant vous aide#
Échéant centralise vos contrats, calcule automatiquement les dates limites de préavis et vous alerte avant qu'il ne soit trop tard. Fini le tableur oublié ou le contrat qui repart sans que personne ne l'ait décidé.
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Cet article a une vocation informative et ne remplace pas l'analyse de vos contrats par un professionnel du droit.